Lohnsteuerkarte verloren – Was nun?

Während früher jeder Arbeitnehmer eine Lohnsteuerkarte besessen hat, sind es in der heutigen Zeit nur noch einzelne. Die Handhabung, wenn es doch mal zu einem Verlust der Lohnsteuerkarte kommen sollte, wird nach wie vor gleich gehandhabt. Bereits 2010 wurde damit begonnen das Dokument in eine papierlose Variante zu verändern.

Lohnsteuerkarte verloren/ Angaben auf der Karte

Ob in der ursprünglichen Version als Lohnsteuerkarte oder in Form der ELStAM werden zahlreiche Angaben über den Arbeitnehmer mitgeteilt. All diese Informationen werden auf die Lohnabrechnungen und weitere relevante Bescheinigungen übernommen, die es zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer gibt.

• Name
• Anschrift
• Geburtsdatum
• Steuerklasse und alle Freibeträge
• Zuständiges Finanzamt
• Religion
• Amtlicher Gemeindeschlüssel
• Persönliche Identifikationsnummer

Weitergabe der Lohnsteuerkarte

Die Lohnsteuerkarte wurde vom Arbeitnehmer an den Arbeitgeber unmittelbar nach der Ausstellung oder nach Antritt einer neuen Stelle übergeben.

Nach Abschluss des Kalenderjahres werden vom Arbeitgeber darauf alle relevanten Informationen eingetragen, die sich auf den Lohn, Lohnsteuer und die sozialen Abgaben beziehen. Bestehen mehrere Arbeitsverhältnisse wird die Lohnsteuerkarte dem Arbeitgeber der Hauptstelle übergeben. Wird die Karte nach Jahresabschluss an den Arbeitnehmer zurückgegeben, kann diese zum Eintragen der Informationen an die anderen Arbeitgeber weiter gereicht werden.

Die Angaben werden für das Ausfüllen der Lohnsteuerbescheinigungen für das Finanzamt benötigt. Bei einer raschen Weitergabe der Lohnsteuerkarte kann es nicht unbedingt zu einem Verlust kommen. Durch einen Umzug oder bei einer längeren Arbeitslosigkeit kann es jedoch zu einem Verlust kommen.

Ersatzkarte beantragen

Ohne eine gültige Lohnsteuerkarte kann keine Einordnung in die richtige Steuerklasse erfolgen. Dementsprechend wird die Abrechnung in der höchsten Steuerklasse, der Klasse 6, vorgenommen, welche mit den höchsten Abzügen verbunden ist.

Daher ist es im Interesse jedes Arbeitnehmers, wenn darauf geachtet wird, dass eine aktuelle Lohnsteuerkarte vorhanden ist. Die erste Ausgabe wird ohne weitere Kosten ausgestellt und an die Arbeitnehmer übersandt. Eine Ersatzkarte muss hingegen bei der zuständigen Behörde beantragt werden. Dies nimmt nur wenig Zeit in Anspruch. Ohne die Berücksichtigung von Wartezeiten ist die Ersatzkarte in 5 bis 10 Minuten ausgestellt.

Gleiches gilt, wenn in den letzten Jahren keine Lohnsteuerkarte benötigt wurde. In diesem Fall muss ebenfalls eine Karte beantragt werden, was selbst vorzunehmen ist. Im Gegensatz zur Ersatzkarte ist die Ausstellung der ersten Karte auch in diesem Fall mit keinen Kosten verbunden. Für die Ersatzkarte können Kosten in Höhe von bis zu 10 Euro entstehen.

Zuständige Behörde

In den meisten Regionen wird zwischen Finanzamt und Rathaus unterschieden. Lediglich die Stadtstaaten der Bundesländer haben eine andere Einteilung und übertragen manche Zuständigkeitsgebiete an das Finanzamt. In den Regel werden die Lohnsteuerkarten vom Einwohnermeldeamt ausgestellt. Gleiches gilt für die Lohnsteuer Ersatzkarte. Wird eine Lohnsteuerkarte oder Ersatzkarte benötigt, bietet es sich an, dass zuerst das Einwohnermeldeamt aufgesucht wird. Sollte in diesem Fall die Zuständigkeit vergeben worden sein, wird dies an dieser Stelle mitgeteilt und an das zuständige Finanzamt verwiesen.

Während die Zuständigkeit im Zweifelsfall telefonisch erfragt werden kann, ist das Ausstellen der Ersatzkarte nicht auf diesem Wege möglich.

Unterlagen für die Lohnsteuerkarte Ersatzkarte

Um eine Ersatzkarte der Lohnsteuerkarte auszustellen, muss der Antragsteller mit einem gültigen Personalausweis beim Einwohnermeldeamt vorbeikommen. Stellvertretend eine andere Person zu schicken ist nicht möglich, da die Daten des Personalausweises mit den Angaben der Lohnsteuerkarte abgeglichen werden. Für die Überprüfung wird ebenfalls wenig Zeit in Anspruch genommen.

Umstellung auf ELStAM

2010 war das letzte Jahr in dem die Lohnsteuerkarten in Papierform ausgestellt und an die Arbeitnehmer gesendet wurden. Da die Umstellung auf die elektronische Version mehr Zeit in Anspruch genommen hat, als anfänglich eingeplant war, galt die Papiervariante der Lohnsteuerkarte von 2010 ebenso in den darauffolgenden Jahren bis 2013.

• In diesem Jahr wurden die letzten Umstellungen vorgenommen. Jeder Arbeitnehmer, der umgestellt wurde, bekam am Jahresende eine Lohnsteuerbescheinigung.
• Auf diesem Blatt sind alle Angaben zu finden, die zuvor durch das Einwohnermeldeamt und den Arbeitgeber auf der Lohnsteuerkarte mitgeteilt wurden.
• Für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber hat die Umstellung auf die digitale Datenübertragung einige Vorteile gebracht.
• So kann die Lohnsteuerkarte nicht mehr verloren gehen.

Ebenfalls muss der Arbeitgeber nicht mehr darauf achten, dass alle Arbeitnehmer die Steuerbescheinigung abgegeben hat. Änderungen der Lohnsteuerklasse und ähnlichem waren bisher immer mit einem größeren Aufwand verbunden.

Veränderung der Zuständigkeit

Durch die Umstellung auf ELStAM hat sich die Zuständigkeit verändert. Nun ist nicht mehr das Einwohnermeldeamt, sondern das Finanzamt zuständig. Alle Änderungen werden dem Finanzamt meist automatisch vom Einwohnermeldeamt mitgeteilt. Ebenso können die Änderungen selbst mitgeteilt werden. Bei Änderungen während des Jahres, ist es meist ausreichend, wenn eine Mitteilung an den Arbeitgeber gemacht wird.

Die Daten im System sind immer auf dem aktuellen Stand und können sowohl vom Arbeitgeber, wie auch von den entsprechenden Stellen abgerufen werden.

Änderungen der Daten mitteilen

Bei einigen der hinterlegten Informationen können sich im Laufe des Lebens Veränderungen ergeben.

• Familienname
• Adresse
• Freibeträge
• Steuerklasse
• Zuständiges Finanzamt
• Religion

In der Regel beschränken sich die Veränderungen auf die ersten Punkte. Bei den Kinderfreibeträgen verlaufen die Schritte mit halben Punkten. Ob es sich um die Mitteilung an den Arbeitgeber oder eine Behörde handelt, alle Änderungen müssen schriftlich vorgenommen werden. Teilweise wird das Senden einer E-Mail akzeptiert.

Je nach Veränderung kann jedoch ebenfalls das Zusenden von Schriftstücken mit Unterschrift oder ein amtliches Dokument erforderlich sein. Dies trifft beispielsweise auf die Heiratsurkunde zu. Bei Kinderfreibeträgen kann das Senden der Geburtsurkunde erforderlich sein. Jedes eingetragene Elternteil bekommt in der Lohnsteuerbescheinigung ein halbes Kind gut geschrieben.

Die Steuerklasse kann nach der Heirat selbst festgelegt und mit dem Partner abgestimmt werden. Die endgültige Berechnung wird im Rahmen des Lohnsteuerantrags vorgenommen.